Cuando comencé a gestionar proyectos, una de las mayores barreras fue encontrar una forma sencilla pero efectiva de organizar las tareas, priorizarlas y darles seguimiento. Como muchos, me enfrenté al caos de múltiples responsabilidades, fechas límite y la necesidad de coordinar a diferentes personas. Fue entonces cuando descubrí Kanban, una metodología visual que no solo transformó la forma en que trabajo, sino que también me ayudó a mantener todo bajo control, sin perder el enfoque en los objetivos.
Si estás iniciando en la gestión de proyectos o simplemente buscas una herramienta práctica para organizar tu trabajo, aquí te comparto los pasos que me han funcionado y cómo puedes usar Kanban para llevar tus proyectos al siguiente nivel.
1. Define tu objetivo principal
Antes de entrar en detalles, asegúrate de tener claridad sobre qué quieres lograr con tu proyecto. ¿Se trata de lanzar un producto mínimo viable (MVP)? ¿Coordinar una campaña de marketing? ¿O tal vez mejorar un proceso interno? Establecer un objetivo claro y medible es el primer paso para dar estructura a tus esfuerzos.
2. Divide el proyecto en tareas pequeñas
Cuando tienes un proyecto grande frente a ti, es fácil sentirse abrumado. Aquí es donde entra el poder de dividir para conquistar. Toma el objetivo general y desglósalo en tareas más pequeñas y manejables. Esto no solo te permitirá avanzar poco a poco, sino que también te ayudará a identificar prioridades.
Por ejemplo, si estás lanzando un MVP, tus tareas podrían ser:
- Definir las funcionalidades clave.
- Crear un prototipo inicial.
- Recopilar feedback de usuarios.
Cada tarea debe ser concreta, accionable y con un objetivo claro.
3. Introduce Kanban para dar seguimiento
¿Pero qué es Kanban? Básicamente es un sistema visual de gestión de tareas y flujo de trabajo que ayuda a organizar y optimizar procesos, esta es una metodología de trabajo que se originó en Toyota como parte de su metodología de producción con el objetivo de mejorar la eficiencia.
¿Cuándo lo puedes usar? Es una herramienta tan extremadamente versátil que puedes usarla en casi cualquier momento en que necesites organizar tareas, ya sea para proyectos personales, laborales o en equipo. Aquí te explico cómo configurarlo:
a) Crea tu tablero Kanban
Un tablero Kanban se divide en columnas que representan el flujo de trabajo. Las más comunes son:
- Por hacer (To Do): Todas las tareas pendientes.
- En proceso (In Progress): Las tareas que estás ejecutando.
- Hecho (Done): Las tareas completadas.
Sin embargo, puedes adaptarlo a tus necesidades y hacerlo tan detallado como sea posible. Solo debes tener en mente que debe ser sencillo de entender para todos los involucrados y que no se extienda demasiado y sea más complejo que útil. Por ejemplo, puedes agregar columnas como “En Revisión”, “En Ajustes” o las que necesites.
Puedes usar herramientas digitales como Trello, Asana o Monday para crear tu tablero, después te platicaré de las herramientas. Incluso puedes hacerlo de manera física con post-its. Acá te comparto un ejemplo de uno de los tableros que uso para trabajar con una agencia:
b) Agrega tus tareas
Cada tarea debe representarse con una tarjeta en el tablero. Por ejemplo:
- “Definir funcionalidades clave”
- “Crear prototipo inicial”
- “Probar prototipo con usuarios”
c) Prioriza las tareas
No todas las tareas tienen el mismo peso. Usa etiquetas o colores para identificar qué tareas son más urgentes o importantes. Esto te ayudará a enfocarte en lo que realmente necesita atención inmediata.
d) Haz el seguimiento
A medida que trabajes en cada tarea, mueve las tarjetas de una columna a otra. Este movimiento visual te permitirá ver claramente el progreso del proyecto y te dará una sensación de logro al completar cada etapa. ¿A poco no esa sensación de terminar una tarea es muy buena?
4. Revisa y ajusta constantemente
La gestión de proyectos no es un proceso estático. Cada semana (o en intervalos regulares), revisa tu tablero Kanban y ajusta según sea necesario. Pregúntate:
- ¿Hay tareas bloqueadas? ¿Qué necesitas para desbloquearlas?
- ¿Se ha añadido alguna tarea nueva al proyecto?
- ¿Sigues alineado con el objetivo principal?
La revisión constante te ayudará a mantener el enfoque y asegurarte de que estás avanzando en la dirección correcta.
Simplifica, prioriza y avanza
Gestionar proyectos y más cuando empiezas tu emprendimiento puede parecer complicado al principio, lo sé de primera mano, pero con un enfoque estructurado y herramientas todo se vuelve más manejable. Lo que me encanta de esta metodología es que no requiere una curva de aprendizaje pronunciada; cualquier persona, sin importar su nivel de experiencia, puede empezar a usarla de inmediato.
Así que, da los primeros pasos, crea tu tablero Kanban, organiza tus tareas y disfruta de la satisfacción de ver cómo tus ideas se convierten en resultados tangibles. ¡El siguiente gran logro está a solo un tablero de distancia!